Hướng dẫn chi tiết cách gửi hàng qua bưu điện đúng quy trình từ A - Z

Có nên chọn gửi hàng qua bưu điện hay không? Gửi hàng qua bưu điện như thế nào cho đúng? Lưu ý gì khi gửi hàng qua bưu điện? Trong bài viết dưới đây, LEFOBOX sẽ giúp bạn trả lời tất cả các câu hỏi trên và hướng dẫn chi tiết cách gửi hàng qua bưu điện theo từng bước từ A - Z.

Ưu và nhược điểm khi gửi hàng qua bưu điện

Gửi hàng qua bưu điện có những ưu và nhược điểm gì?

Gửi hàng qua bưu điện là lựa chọn phổ biến nhờ tính tiện lợi và phạm vi phủ sóng rộng khắp. Tuy nhiên, phương thức này có cả ưu điểm và nhược điểm cần cân nhắc.

Ưu điểm

Việc gửi hàng hóa tại bưu điện là giải pháp phổ biến với nhiều ưu điểm đáng kể về độ an toàn và phạm vi hoạt động.

• - An toàn, bảo mật: Bưu điện là đơn vị nhà nước với hệ thống quản lý nghiêm ngặt và cam kết đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Đối với những bưu phẩm quan trọng, người gửi có thể yên tâm hơn về độ bảo mật.
• - Phạm vi hoạt động rộng khắp: Với hệ thống bưu cục phủ sóng rộng từ thành thị đến nông thôn, bưu điện có khả năng giao nhận hàng ở những khu vực khó tiếp cận mà các đơn vị vận chuyển khác khó đáp ứng được.

Nhược điểm

Tuy có nhiều ưu điểm, việc lựa chọn bưu điện để vận chuyển hàng hóa cũng tồn tại một vài hạn chế về thời gian giao hàng cùng các thủ tục liên quan.

• - Thời gian giao hàng không rõ ràng: Do bưu điện có quy trình phân phối hàng hóa rộng khắp và thường tập trung vào các tuyến cố định, thời gian giao hàng có thể kéo dài, đặc biệt là đối với các tuyến đường xa hoặc vùng hẻo lánh.
• - Thủ tục rườm rà: Việc gửi hàng qua bưu điện có thể yêu cầu nhiều bước và giấy tờ, gây mất thời gian cho khách hàng. Đặc biệt, đối với hàng hóa quốc tế, người gửi còn cần phải cung cấp thêm chứng từ như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, và rất nhiều giấy phép liên quan khác tùy theo yêu cầu của quốc gia nhận hàng.

Các hình thức gửi hàng qua bưu điện

Các hình thức gửi hàng qua bưu điện

Khi gửi hàng qua bưu điện, người gửi có thể lựa chọn nhiều hình thức vận chuyển tùy theo nhu cầu về tốc độ, tính an toàn, và loại hàng hóa. Có 3 hình thức gửi hàng qua bưu điện phổ biển mà nhiều người lựa chọn có thể kể đến như: Bưu phẩm đảm bảo, chuyển phát nhanh EMS, bưu kiện.

• - Bưu phẩm đảm bảo: là hình thức gửi dành cho các loại hàng hóa, tài liệu hoặc giấy tờ quan trọng yêu cầu mức độ an toàn cao. Đối với bưu phẩm đảm bảo, bưu điện sẽ cam kể thực hiện các biện pháp bảo vệ hàng hóa 
• - Chuyển phát nhanh EMS: Đây là hình thức vận chuyển có tốc độ cao, thường ưu tiên vận chuyển nội địa và quốc tế với thời gian giao hàng nhanh nhất trong số các dịch vụ bưu điện.
• - Bưu kiện: Đây là dịch vụ gửi hàng thông thường dành cho các loại hàng hóa, vật dụng có kích thước lớn hoặc khối lượng nặng mà không yêu cầu thời gian vận chuyển nhanh.

Chi tiết cách gửi hàng qua bưu điện theo từng bước

Để gửi hàng qua bưu điện một cách dễ dàng, hiệu quả và đúng quy trình, cần tuân thủ theo từng bước cụ thể từ đóng gói, lựa chọn điểm gửi đến hoàn tất thủ tục. Dưới đây là cách gửi hàng qua bưu điện chi tiết bạn có thể tham khảo để quá trình gửi hàng diễn ra suôn sẻ.

Đóng gói bưu phẩm và hàng hóa

Bước đầu tiên là đóng gói hàng hóa. Đây là bước rất quan trọng nhằm đảm bảo an toàn cho sản phẩm trong suốt quá trình vận chuyển. Việc đóng gói đúng cách giúp bảo vệ hàng hóa và tối ưu không gian vận chuyển, giảm thiểu chi phí.

Bạn nên sử dụng hộp carton hoặc bao bì phù hợp với kích thước và tính chất của hàng hóa. Đảm bảo bên trong có lớp lót bảo vệ bằng xốp, giấy đệm hoặc túi khí để tránh va đập. Đối với các vật dễ vỡ như gốm sứ, thủy tinh, cần thêm một lớp chống sốc kỹ lưỡng bên trong và ghi rõ “hàng dễ vỡ” ở bên ngoài.

Cách đóng gói bưu phẩm, hàng hóa khi gửi bưu điện

Gửi hàng tới bưu cục gần nhất

Sau khi hoàn thành bước đóng gói, bạn cần mang bưu phẩm đến bưu cục gần nhất. Tại đây, bạn có thể nhờ nhân viên bưu điện tư vấn các hình thức vận chuyển phù hợp tùy vào loại hàng và mức độ cần thiết về thời gian giao hàng. 

Bưu điện có các dịch vụ như bưu phẩm đảm bảo, chuyển phát nhanh EMS, hoặc bưu kiện thông thường, và mỗi loại đều có chi phí và thời gian khác nhau. Đảm bảo rằng bạn đã dán nhãn địa chỉ người nhận rõ ràng và đúng quy định trước khi bàn giao cho nhân viên để tránh sai sót trong quá trình vận chuyển.

Hoàn tất thủ tục gửi hàng qua bưu điện

Cuối cùng, để hoàn tất thủ tục, bạn sẽ cần điền thông tin vào phiếu gửi hàng với đầy đủ các chi tiết về người gửi, người nhận, và lựa chọn dịch vụ phù hợp. Nhân viên bưu điện sẽ xác nhận, cân đo hàng hóa để tính phí vận chuyển dựa trên khối lượng hoặc kích thước.

Hoàn tất các thủ tục gửi hàng qua bưu điện

Sau khi thanh toán, bạn sẽ nhận được một biên nhận có mã vận đơn. Mã này giúp bạn theo dõi lộ trình hàng hóa thông qua website hoặc ứng dụng của bưu điện, đảm bảo bạn và người nhận có thể nắm bắt thông tin kịp thời về tình trạng vận chuyển.

Một số lưu ý khi gửi hàng qua bưu điện

Một số lưu ý khi gửi hàng qua bưu điện

Khi gửi hàng qua bưu điện, có một số lưu ý quan trọng nhằm đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận trong tình trạng tốt nhất.

• - Chọn đúng loại bao bì đóng gói: Hàng hóa cần được đóng trong bao bì chắc chắn như hộp carton, túi bọc bóng khí, hoặc bìa cứng tùy thuộc vào tính chất của hàng. Ví dụ, các sản phẩm nhẹ và không dễ hỏng có thể sử dụng túi nylon hoặc giấy gói, trong khi hàng hóa nặng hơn hoặc dễ bị va đập nên dùng thùng carton cứng.
• - Đóng gói phù hợp với sản phẩm (hàng dễ vỡ, đồ điện tử,...): Đối với các mặt hàng đặc biệt như đồ điện tử hoặc đồ dễ vỡ, cần lưu ý cách đóng gói kỹ lưỡng hơn. Đối với hàng dễ vỡ, nên thêm lớp lót bằng xốp, túi khí, hoặc giấy để giảm thiểu va chạm. Sản phẩm điện tử cần được cách nhiệt và chống nước kỹ càng, và nên dán nhãn “hàng dễ vỡ” hoặc “cẩn thận” để nhân viên xử lý cẩn trọng hơn.
• - Chú ý chi phí giao hàng: Chi phí gửi hàng qua bưu điện có thể thay đổi tùy vào trọng lượng, kích thước và loại hình dịch vụ bạn chọn. Dịch vụ như EMS (chuyển phát nhanh) thường có chi phí cao hơn so với dịch vụ chuyển phát thường do đảm bảo thời gian giao hàng ngắn. Đối với các mặt hàng nhẹ và không yêu cầu thời gian nhanh, bạn có thể chọn dịch vụ bưu kiện thông thường để tiết kiệm chi phí.

Tổng kết

Trên đây là cách gửi hàng qua bưu điện mà bạn cần biết để không bị lúng túng trong quá trình tiến hành gửi hàng tại bưu điện. Để tiết kiệm chi phí vận chuyển, hãy chú ý lựa chọn đúng loại bao bì đóng gói hàng hóa cũng như sử dụng đúng dịch vụ phù hợp với nhu cầu của bạn nhé. Hãy liên hệ với LEFOBOX để nhận được tư vấn về hộp shipcod đựng hàng hóa gửi bưu điện giúp tối ưu chi phí và chuẩn kích thước cần dùng.

Hotline: 09 69 69 69 80
Website: lefobox.vn
Email: lefobox.lpm@gmail.com

Bài viết liên quan:

>> Bảng giá ship cod bưu điện.