Shipping Mark là gì? Mục đích sử dụng và phân loại

Trong ngành logistics và xuất nhập khẩu, Shipping Mark là một yếu tố tưởng nhỏ nhưng lại có ý nghĩa cực kỳ lớn đối với việc vận chuyển hàng hóa quốc tế. Việc ghi nhãn đúng quy cách không chỉ giúp hàng hóa đến đúng nơi, đúng người mà còn giảm thiểu rủi ro mất mát, nhầm lẫn trong suốt quá trình vận chuyển.

Hãy cùng LefoBox tìm hiểu chi tiết Shipping Mark là gì, nó gồm những loại nào, cách in thế nào cho đúng tiêu chuẩn và đặc biệt là những sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp thường mắc phải.

Shipping Mark là gì?

Shipping Mark là gì?

Shipping Mark (hay còn gọi là nhãn vận chuyển) là hệ thống ký hiệu, chữ viết hoặc hình ảnh được in hoặc dán bên ngoài bao bì hàng hóa thường gặp trên thùng carton, kiện gỗ hoặc pallet.

Mục đích của Shipping Mark là giúp nhận diện hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển, đặc biệt hữu ích khi hàng được xếp chồng trong kho, trung chuyển qua nhiều quốc gia hoặc vận chuyển đường biển với số lượng lớn.

Định nghĩa về Shipping Mark

Một Shipping Mark tiêu chuẩn thường bao gồm:

• - Tên người gửi và người nhận

• - Mã đơn hàng (Order No.) hoặc số hiệu lô hàng

• - Xuất xứ hàng hóa (Made in…)

• - Ký hiệu cảnh báo như: “Fragile”, “This Side Up”, “Keep Dry”,…

Có thể nói, Shipping Mark được ví von như “thẻ căn cước” của kiện hàng giúp nhà vận chuyển, hải quan, và khách hàng nhận diện chính xác lô hàng của mình giữa hàng trăm, thậm chí hàng nghìn kiện khác nhau trong chuỗi logistics quốc tế.

Shipping Mark bao gồm những loại nào?

Shipping Mark không chỉ khác nhau về mục đích sử dụng mà còn đa dạng về hình thức hiển thị. Tùy theo loại hàng, chất liệu bao bì và yêu cầu vận chuyển, Shipping Mark có thể được trình bày dưới nhiều dạng khác nhau. Dưới đây là các dạng phổ biến nhất:

Dạng in

Đây là phương pháp in trực tiếp trên thùng carton hoặc kiện hàng. Thường áp dụng với số lượng lớn và đảm bảo Shipping Mark đồng đều, sắc nét trên toàn bộ lô hàng.

Shipping mark dạng in

Dạng ảnh chụp văn bản

Shipping Mark ở dạng này là hình ảnh chụp lại các ký hiệu hoặc nội dung văn bản, sau đó được in hoặc dán trực tiếp lên bao bì. Dạng này thường được dùng để chuyển tải thông tin phức tạp hoặc chi tiết mà việc vẽ trực tiếp khó thực hiện.

Dạng ký tự

Dạng này sử dụng chữ cái, số, mã vạch hoặc mã đơn hàng để nhận diện hàng hóa. Đây là hình thức phổ biến nhất, vì dễ đọc và dễ quét bằng hệ thống máy móc hiện đại.

Shipping Mark dạng ký tự

Dạng hình vẽ

Shipping Mark dưới dạng biểu tượng hoặc hình vẽ thường dùng để cảnh báo an toàn hoặc chỉ dẫn xử lý hàng hóa: ví dụ như Fragile (dễ vỡ), Keep Dry (tránh ẩm), This Side Up (hướng đặt đúng chiều).

Shipping mark dạng biểu tượng

Dạng nhãn đúc

Shipping Mark có thể được tạo bằng nhãn đúc hoặc nhãn nổi, giúp thông tin hiển thị rõ ràng, cảm giác nổi trên bề mặt. Phương pháp này thường dùng cho kiện hàng cao cấp hoặc cần tăng tính nhận diện thương hiệu.

Dạng viết tay

Trong một số trường hợp đặc biệt hoặc hàng lẻ, Shipping Mark có thể được viết trực tiếp bằng tay. Dạng này đơn giản nhưng không đồng đều và dễ gây nhầm lẫn, nên chỉ áp dụng với các kiện hàng nhỏ, số lượng ít.

Dạng khắc lên vật chứa hoặc nhãn chạm

Shipping Mark có thể được khắc trực tiếp lên vật chứa như pallet gỗ, thùng nhựa hoặc tạo nhãn chạm nổi. Đây là phương pháp bền nhất, phù hợp với vận chuyển đường dài, container, hoặc môi trường khắc nghiệt.

Tóm lại, mỗi dạng Shipping Mark đều có ưu điểm riêng, và việc lựa chọn hình thức phù hợp giúp nâng cao tính nhận diện, bảo vệ hàng hóa và đáp ứng chuẩn quốc tế trong vận chuyển.

Mục đích sử dụng của Shipping Mark

Dưới đây là những mục đích sử dụng phổ biến của Shipping Mark:

Giúp định danh hàng hóa chính xác

Trong vận chuyển quốc tế, hàng trăm container và hàng nghìn kiện hàng có thể được xếp chung trên một chuyến tàu hoặc trong cùng kho trung chuyển. Shipping Mark đóng vai trò như dấu hiệu nhận dạng duy nhất giúp phân biệt từng lô hàng.

Chỉ cần nhìn qua Shipping Mark, nhân viên kho hoặc đơn vị vận chuyển có thể nhận biết nhanh đâu là hàng của công ty nào, đơn hàng gì, gửi đi đâu và theo hợp đồng nào tránh nhầm lẫn, thất lạc hoặc giao sai đối tác.

Đảm bảo đúng tuyến giao hàng

Shipping Mark cung cấp thông tin tuyến đường vận chuyển và điểm đến cuối cùng của hàng hóa. Nhờ đó, hãng tàu, hãng bay, hay đơn vị vận tải đường bộ có thể theo dõi và xử lý đúng tuyến, hạn chế tối đa rủi ro sai cảng, sai quốc gia hoặc giao nhầm kho.

Ví dụ: nếu hàng được ghi rõ “TO: Tokyo, Japan”, nhân viên logistics tại cảng Singapore trung chuyển sẽ biết chính xác phải đưa kiện hàng đó sang tàu đi Nhật thay vì Hàn Quốc. Một chi tiết nhỏ nhưng có thể giúp doanh nghiệp tránh thiệt hại hàng chục nghìn đô do chậm giao hàng.

Shipping Mark đảm bảo hàng hóa được giao đến tay người nhận

Hỗ trợ quản lý kho và chuỗi logistics

Trong quản lý kho hàng, Shipping Mark chính là mã định danh trực quan giúp hệ thống kiểm soát nhập, xuất, tồn nhanh chóng hơn.

Các mã số, ký hiệu hoặc mã vạch trên Shipping Mark cho phép nhân viên quét, kiểm, đối chiếu thông tin đơn hàng chỉ trong vài giây. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:

• - Quản lý tồn kho chính xác, tránh thất lạc.

• - Tăng tốc độ xử lý đơn hàng.

• - Hạn chế sai sót thủ công khi kiểm hàng bằng mắt.

Đặc biệt trong các kho hàng xuất khẩu số lượng lớn, việc có Shipping Mark rõ ràng giúp tiết kiệm đáng kể thời gian vận hành và chi phí nhân lực.

Shipping Mark giúp tối ưu quá trình lưu kho

Cảnh báo an toàn khi bốc xếp và vận chuyển

Không chỉ là nhãn nhận dạng, Shipping Mark còn truyền đạt các thông tin an toàn để bảo vệ hàng hóa. Những ký hiệu như Fragile (dễ vỡ), Keep Dry (tránh ẩm) hay This Side Up (đặt đúng chiều) giúp người bốc xếp hiểu được đặc tính của sản phẩm bên trong.

Nhờ đó, họ biết nên nâng, đặt, hay xếp chồng như thế nào để không làm vỡ, méo, hoặc hư hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng thủy tinh, gốm sứ, điện tử, thiết bị y tế, linh kiện chính xác,…

Thể hiện tính chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp

Một kiện hàng được dán Shipping Mark đầy đủ, in rõ nét, bố cục khoa học sẽ tạo ấn tượng mạnh mẽ với đối tác quốc tế. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp, chuẩn hóa và đáng tin cậy trong quy trình đóng gói vận chuyển của doanh nghiệp.

Nhìn chung, Shipping Mark không chỉ là nhãn dán ngoài bao bì, mà còn là một công cụ quản lý logistics chiến lược đảm bảo hàng hóa của doanh nghiệp được vận chuyển an toàn, chính xác và chuyên nghiệp trên phạm vi toàn cầu.

Ý nghĩa của Shipping Mark trong vận chuyển quốc tế

Trong hoạt động vận chuyển hàng hóa xuyên biên giới, Shipping Mark được xem là ngôn ngữ chung giữa tất cả các bên: người gửi (shipper), người vận chuyển (carrier), hải quan, đơn vị kho vận, và người nhận hàng (consignee).

Nhờ có hệ thống ký hiệu thống nhất này, mọi khâu trong chuỗi logistics từ đóng gói, bốc xếp, thông quan đến giao hàng cuối cùng đều được thực hiện đồng bộ, chính xác và an toàn hơn.

Shipping Mark đóng vai trò quan trọng trong vận chuyển quốc tế

Dưới đây là ba ý nghĩa quan trọng nhất của Shipping Mark trong vận chuyển quốc tế:

Giảm thiểu sai sót và thất lạc hàng hóa

Shipping Mark giúp nhận diện chính xác điểm đến, mã đơn và đặc tính hàng hóa, hạn chế tối đa tình trạng giao nhầm hoặc thất lạc khi qua nhiều chặng vận chuyển quốc tế.

Hỗ trợ kiểm tra và thông quan nhanh

Hải quan và đơn vị kho vận có thể nhận dạng, đối chiếu hàng hóa chỉ qua nhãn Shipping Mark mà không cần mở bao bì, giúp rút ngắn thời gian kiểm tra và thông quan.

Nâng cao uy tín doanh nghiệp xuất khẩu

Shipping Mark rõ ràng, đúng chuẩn thể hiện tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp, đồng thời giúp được ưu tiên xử lý nhanh tại cảng, giảm rủi ro bị phạt, củng cố uy tín trong chuỗi cung ứng quốc tế.

Tóm lại, Shipping Mark là mắt xích quan trọng giúp kết nối toàn bộ hệ thống vận chuyển xuyên quốc gia. Nó vừa đảm bảo độ chính xác trong quản lý hàng hóa, vừa thể hiện năng lực vận hành chuyên nghiệp của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.

Các thông tin và ký hiệu tiêu chuẩn cần có

Một Shipping Mark tiêu chuẩn quốc tế nên bao gồm tối thiểu các thông tin sau:

• - Tên người nhận (Consignee)

• - Địa chỉ giao hàng

• - Mã đơn hàng (PO No. / Order No.

• - Số kiện hàng (Carton No.) – ví dụ: 1/20, 2/20,…

• - Xuất xứ hàng hóa (Made in Vietnam)

• - Ký hiệu xử lý (Handling Marks): như biểu tượng ly thủy tinh (Fragile), mũi tên hướng lên (This Side Up), ô dù (Keep Dry),…

Tất cả phải được in rõ ràng, đúng tỉ lệ, không nhòe, không sai chính tả và đảm bảo đọc được trong điều kiện kho bãi, ánh sáng yếu.

Một ví dụ về Shipping Mark chuẩn quốc tế

Vị trí in Shipping Mark trên thùng carton đạt tiêu chuẩn

Trong thực tế xuất khẩu, vị trí in Shipping Mark không chỉ mang tính “thẩm mỹ đóng gói” mà còn là yếu tố kỹ thuật bắt buộc để đảm bảo khả năng nhận diện hàng hóa ở mọi khâu vận chuyển. Một kiện hàng tiêu chuẩn luôn được in ít nhất ở hai mặt.

Mặt chính (Front Side) là vị trí ưu tiên, nơi thể hiện đầy đủ nhãn chính (Main Shipping Mark) gồm người gửi, người nhận, mã đơn hàng, mã kiện, v.v…

Mặt bên (Side Panel) dùng để hỗ trợ nhận diện nhanh trong quá trình xếp dỡ, lưu kho hoặc khi hàng hóa được đặt theo hướng khác.

Nhờ cách bố trí này, dù hàng nằm ngang hay xếp chồng, các bên liên quan (từ kho vận, hải quan đến người nhận cuối) đều có thể nhìn thấy và xác định chính xác kiện hàng.

Những lỗi sai phổ biến cần tránh khi tạo Shipping Mark

Dù quy trình in ấn bao bì ngày càng hiện đại, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc lỗi ở khâu thiết kế và in Shipping Mark, khiến hàng hóa gặp rủi ro trong vận chuyển hoặc bị cơ quan hải quan từ chối. Dưới đây là những lỗi điển hình cần đặc biệt lưu ý:

In thiếu thông tin hoặc sai chính tả

Đây là lỗi nguy hiểm nhất nhưng lại phổ biến nhất. Việc ghi sai tên khách hàng, mã hàng, địa chỉ hoặc số đơn có thể khiến kiện hàng bị giao nhầm hoặc không được thông quan. Trong xuất khẩu, chỉ một chữ cái sai trong tên cảng đến cũng có thể khiến hàng “đi lạc” sang quốc gia khác, gây tổn thất lớn cho cả người gửi lẫn người nhận.

Dán nhãn sai vị trí quy định

Một số đơn vị in nhãn nhưng dán lệch vị trí tiêu chuẩn, chẳng hạn dán lên đường keo, mép nắp hoặc quá sát góc thùng. Điều này không chỉ làm mất thẩm mỹ mà còn khiến mã hoặc ký hiệu bị che khuất khi quét mã, ảnh hưởng đến quy trình kiểm hàng và nhận diện trong kho.

Ký hiệu cảnh báo không đúng chuẩn hoặc bị mờ

Các biểu tượng như “Fragile - Handle with care”, “Keep Dry”, “This Side Up” phải tuân theo chuẩn ISO 780 hoặc tiêu chuẩn quốc tế tương đương. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp tự thiết kế biểu tượng sai hình dạng, màu sắc hoặc tỉ lệ, khiến người bốc xếp hiểu nhầm, từ đó xử lý sai cách và làm hư hỏng hàng.

Sử dụng mực in kém chất lượng

Trong quá trình vận chuyển, hàng thường tiếp xúc với độ ẩm, mưa hoặc nhiệt độ cao. Nếu dùng mực in không chống nước, nội dung Shipping Mark sẽ bị lem, nhòe hoặc phai màu, gây khó khăn khi kiểm tra và có thể khiến hàng bị từ chối tại cảng nhập.

Thiếu kiểm tra trước khi xuất xưởng

Một số doanh nghiệp in hàng loạt mà không rà soát lại thông tin từng lô, dẫn đến sai sót hàng loạt về mã kiện hoặc biểu tượng. Điều này khiến toàn bộ lô hàng có nguy cơ bị trả về hoặc chậm thông quan, vừa tốn chi phí, vừa ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

Có thể thấy, chỉ cần một lỗi nhỏ trên Shipping Mark cũng có thể khiến hàng hóa bị kẹt tại hải quan, giao nhầm hoặc ảnh hưởng nghiêm trọng đến hợp đồng quốc tế. Vì vậy, các doanh nghiệp nên kiểm duyệt kỹ từng chi tiết trước khi in, đồng thời chọn đơn vị sản xuất thùng carton hiểu rõ tiêu chuẩn xuất khẩu.

Những thắc mắc liên quan đến Shipping Mark

Nên chọn in Shipping Mark bằng công nghệ Flexo hay in Lụa?

Việc lựa chọn công nghệ in Shipping Mark phụ thuộc vào số lượng đơn hàng, loại bề mặt thùng carton và yêu cầu về chất lượng mực in.

• - In Flexo: Đây là lựa chọn phù hợp với đơn hàng số lượng lớn nhờ tốc độ in nhanh, chi phí tối ưu và độ đồng đều cao giữa các kiện hàng. Phương pháp này thường được sử dụng để in trực tiếp trên bề mặt thùng carton, giúp Shipping Mark bám chắc, không phai mực ngay cả trong điều kiện ẩm ướt hay vận chuyển đường dài.

• - In Lụa: Phương pháp này thích hợp khi cần in số lượng ít, in thử mẫu hoặc in trên bề mặt đặc biệt như gỗ, nhựa cứng. In Lụa cho phép màu sắc và độ nét cao, nhưng chi phí và thời gian in cao hơn so với Flexo, do đó thường áp dụng cho các đơn hàng nhỏ hoặc mẫu đặc thù.

Công nghệ in Shipping Mark

Cách chọn chất lượng giấy để Shipping Mark bền, không bị mờ hoặc rách

Khi hàng hóa vận chuyển xa hoặc xuất khẩu quốc tế, chất lượng giấy là yếu tố quyết định độ bền của Shipping Mark. Một số tiêu chuẩn cần lưu ý:

• - Định lượng giấy cao (≥ 200gsm) tăng độ bền và giảm nguy cơ rách, nhăn.

• - Loại sóng carton Sóng A hoặc BC giúp tăng độ cứng, chịu lực khi xếp chồng.

• - Bề mặt giấy Kraft vàng giúp in rõ nét, chống ẩm, bền màu.

LefoBox luôn tư vấn định lượng và loại sóng phù hợp từng mặt hàng, từ hàng thời trang, mỹ phẩm đến đồ điện tử xuất khẩu, đảm bảo Shipping Mark đẹp, đọc được từ xa và bền trong vận chuyển.

Shipping Mark nên dán ở đâu?

Nếu doanh nghiệp không in trực tiếp trên thùng carton, có thể sử dụng nhãn decal hoặc giấy A4 in sẵn, sau đó dán ở mặt chính và mặt bên hông thùng carton. Khi dán cần chú ý dán phẳng, không bong mép, không che khuất logo, mã vạch hay đường dán thùng.

Shipping Mark không nên xuất hiện ở những tài liệu nào?

Shipping Mark chỉ dành cho bao bì hàng hóa. Không nên in trên các chứng từ giấy tờ liên quan như:

• - Hóa đơn thương mại (Invoice)

• - Phiếu đóng gói (Packing List)

• - Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Các tài liệu này chỉ cần thể hiện mã đơn hàng, mô tả sản phẩm, tránh gây nhầm lẫn thông tin logistics với Shipping Mark trên thùng hàng.

Shipping Mark được sử dụng trong trường hợp nào?

Shipping mark được sử dụng trong trường hợp nào

Shipping Mark là yếu tố bắt buộc trong các trường hợp vận chuyển đặc thù, bao gồm:

• - Xuất khẩu hàng hóa quốc tế

• - Vận chuyển container đường biển hoặc hàng không

• - Hàng hóa kho bãi trung chuyển qua nhiều điểm

• - Lô hàng sản xuất theo hợp đồng OEM, ODM

Ngoài ra, ngay cả khi vận chuyển nội địa, Shipping Mark vẫn rất hữu ích để quản lý kho, kiểm soát lô hàng và tránh nhầm lẫn giữa các kiện hàng.

Như vậy, Shipping Mark không chỉ là nhãn nhận diện hàng hóa mà còn là yếu tố quyết định đến sự chính xác, an toàn và uy tín trong vận chuyển quốc tế. Nếu bạn đang cần in thùng carton có Shipping Mark đạt chuẩn xuất khẩu, hãy liên hệ LefoBox, đơn vị chuyên sản xuất thùng carton giá rẻ, chất lượng cao theo số hotline: 09 69 69 69 80 để được tư vấn & báo giá nhanh nhất!