Cách ship hàng cho khách khi bán hàng online đơn giản, tiết kiệm

Việc bán hàng online đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, nhưng khâu ship hàng cho khách vẫn luôn là một trong những thử thách lớn nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và lợi nhuận. Làm thế nào để đảm bảo hàng hóa được giao đi nhanh chóng, an toàn, và quan trọng nhất là tiết kiệm chi phí? Cùng LefoBox tìm hiểu chi tiết các cách ship hàng cho khách khi bán hàng online trong bài viết dưới đây nhé!

Chuẩn bị trước khi ship hàng cho khách khi bán hàng online

Trước khi gói hàng và gọi cho đơn vị vận chuyển, quy trình chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tránh sai sót, đặc biệt là khi có đơn hàng lớn. Dưới đây là một số điều quan trọng bạn cần làm trước khi ship hàng cho khách khi bán hàng online:

• - Xác nhận đơn hàng bằng cách liên hệ với khách hàng để xác nhận lại tên, địa chỉ, số điện thoại và tên/số lượng sản phẩm cuối cùng.

• - In mã đơn hàng bằng máy in nhiệt để in mã vận đơn, thông tin người nhận, và mã COD (nếu có). Bạn cần đảm bảo mã vạch rõ nét, dễ dàng quét qua máy quét của đơn vị vận chuyển. Dán nhãn cố định lên thùng hàng.

• - Đóng gói hàng bằng hộp carton với kích thước phù hợp và sử dụng thêm xốp bong bóng khí hoặc mút xốp để bảo vệ thêm đối với những sản phẩm dễ vỡ và chèn lấp khoảng trống trong hộp bằng giấy vụn hoặc túi khí chèn hàng.

Chuẩn bị trước khi ship hàng cho khách khi bán hàng online

Các cách ship hàng cho khách khi bán hàng online

Sau khi đã chuẩn bị xong kiện hàng cần ship cho khách, bạn cần lựa chọn đúng cách giao hàng phù hợp. Hiện nay có rất nhiều cách ship hàng cho khách khi bán hàng online dựa vào nhiều yếu tố khác nhau.

Dựa vào phạm vi giao hàng

Đối với phạm vi giao hàng gần hay xa mà bạn có thể lựa chọn 1 trong 3 hình thức giao hàng như nội thành, toàn quốc và quốc tế.

Ship hàng nội thành

Nếu đối tượng khách hàng của bạn tập trung ở cùng một thành phố, ship hàng nội thành là lựa chọn ưu tiên. Hình thức này nổi bật với tốc độ nhanh nhất, thường chỉ mất từ 2 đến 6 giờ để hoàn thành giao dịch, và có chi phí vận chuyển thấp nhất. Đây là giải pháp lý tưởng cho các mặt hàng tươi sống hoặc cần giao nhanh trong vài giờ, nhưng người bán cần lưu ý rằng sự chính xác của địa chỉ là yếu tố then chốt để đảm bảo đơn hàng đến tay khách hàng đúng giờ.

Cách ship hàng cho khách khi bán hàng online nội thành

Ship hàng toàn quốc

Khi mở rộng thị trường ra các tỉnh/thành phố khác, bạn sẽ cần đến dịch vụ ship hàng toàn quốc. Hình thức này đòi hỏi sự kiên nhẫn hơn, với thời gian giao hàng dao động từ 2 đến 7 ngày tùy tuyến và loại dịch vụ (nhanh hoặc tiết kiệm). Vì kiện hàng sẽ trải qua nhiều khâu trung chuyển, người bán cần chú trọng đặc biệt đến quy trình đóng gói chắc chắn để bảo vệ hàng hóa, tránh hư hỏng trong suốt hành trình dài.

Ship hàng quốc tế

Đối với các shop online xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài, ship hàng quốc tế là hình thức phức tạp và tốn kém nhất. Ngoài chi phí vận chuyển cao và thời gian kéo dài, người gửi phải nghiêm ngặt tuân thủ các quy định hải quan và kiểm tra danh mục hàng cấm của từng quốc gia. Sự chuẩn bị về mặt giấy tờ và bao bì là vô cùng quan trọng để đảm bảo kiện hàng được thông quan thành công.

Cách ship hàng cho khách khi bán hàng online quốc tế

Dựa vào hình thức thực hiện

Sau khi xác định được phạm vi, hình thức thực hiện sẽ quyết định tính linh hoạt và chi phí.

Ship hàng qua đơn vị vận chuyển

Đây là phương thức phổ biến và chuyên nghiệp nhất, sử dụng dịch vụ của các công ty logistics lớn như Viettel Post, GHN, GHTK,... Ưu điểm nổi bật là mạng lưới rộng khắp, hỗ trợ ship COD, và cung cấp bảo hiểm hàng hóa. Người bán chỉ cần tạo đơn, đóng gói và giao hàng. Tuy nhiên, bạn cần nắm rõ chính sách phí thu hộ COD và quy trình bồi thường của từng hãng để bảo vệ quyền lợi và tối ưu chi phí.

Ship hàng qua đơn vị vận chuyển

Tự ship hàng cho khách mua online

Việc tự ship hàng (hoặc thuê shipper riêng) thường được áp dụng cho các đơn hàng nội thành cần sự cẩn trọng cao, hoặc hàng hóa quá khổ, quá giá trị không muốn giao phó hoàn toàn cho hãng vận chuyển. Mặc dù giúp kiểm soát tốt quy trình giao nhận, hình thức này lại không có dịch vụ ship COD chính thức và người bán phải tự chịu trách nhiệm về chi phí vận hành, xăng xe, và rủi ro trên đường.

Ship hàng tới điểm nhận

Hình thức ship hàng tới điểm nhận là một giải pháp tiện lợi cho những khách hàng không cố định địa chỉ hoặc bận rộn trong giờ hành chính. Sản phẩm sẽ được gửi đến bưu cục hoặc cửa hàng liên kết và khách hàng sẽ tự đến lấy. Đối với người bán, cách này giúp giảm thiểu đáng kể tỷ lệ giao hàng thất bại do không liên lạc được với khách, từ đó giảm chi phí và thời gian xử lý đơn hoàn.

Ship hàng tới điểm nhận

Quy trình ship hàng cho khách khi bán online

Để quá trình ship hàng hay gửi hàng ship cho khách diễn ra thuận lợi, hạn chế tối đa rủi ro hư hỏng hàng hoặc cần bổ sung thông tin hay gói lại hàng, bạn cần nắm rõ quy trình ship hàng chuẩn dưới đây:

Tạo đơn hàng

Bước đầu tiên là khởi tạo thông tin giao dịch trên hệ thống. Người bán cần đăng nhập vào ứng dụng hoặc website của đơn vị vận chuyển (Viettel Post, GHN, GHTK, v.v.) và nhập liệu chính xác.

Các thông tin bắt buộc phải bao gồm: Địa chỉ chi tiết người gửi và người nhận, số điện thoại liên hệ, tên và khối lượng thực tế của hàng hóa. Đặc biệt, nếu sử dụng dịch vụ thu hộ, cần nhập chính xác số tiền COD cần thu. Việc tạo đơn hàng sớm giúp đơn vị vận chuyển chuẩn bị lịch trình lấy hàng và tạo mã vận đơn để theo dõi.

Cách tạo đơn hàng ship cho khách khi bán hàng online trên App

Chọn đơn vị vận chuyển và hình thức giao

Sau khi tạo đơn, hệ thống sẽ tự động hiển thị các tùy chọn dịch vụ và mức cước phí tương ứng. Người bán cần căn cứ vào khoảng cách địa lý (nội thành, liên tỉnh) và nhu cầu về tốc độ (dịch vụ nhanh, tiết kiệm hoặc hỏa tốc) để lựa chọn. Ngoài ra, cần xem xét mức phí thu hộ COD và chính sách bảo hiểm của từng hãng để chọn ra đối tác cung cấp dịch vụ có chi phí tối ưu nhất so với cam kết với khách hàng.

Đóng gói kiện hàng

Đóng gói là bước quan trọng nhất, quyết định sự an toàn của sản phẩm. Kiện hàng phải được đóng gói theo quy chuẩn của đơn vị vận chuyển: sử dụng thùng carton có độ cứng phù hợp (3 lớp cho hàng nhẹ, 5 lớp cho hàng nặng/dễ vỡ), bọc chống sốc bằng xốp bong bóng khí, và chèn lót kỹ càng để hàng hóa không di chuyển bên trong hộp. Cuối cùng, dán mã vận đơn đã in lên mặt phẳng lớn nhất của thùng và sử dụng băng keo cảnh báo "Hàng dễ vỡ" nếu cần thiết.

>>> Xem thêm: Cách đóng hàng ship cod

Đóng hàng cẩn thận trước khi ship cho khách 

Giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển

Sau khi đã đóng gói hàng cẩn thận và có hướng vận chuyển phù hợp, bạn có thể gửi hàng cho đơn vị vận chuyển để giao tới tay khách hàng. Bạn có 2 cách giao hàng bao gồm chờ shipper đến địa chỉ đã đăng ký để nhận kiện hàng và xác nhận mã vận đơn và tự mang ra bưu cục gần nhất.

Dù chọn hình thức nào, người bán cần kiểm tra lại mã vận đơn và số tiền COD với nhân viên giao nhận lần cuối, đồng thời giữ lại biên nhận để làm căn cứ đối soát và theo dõi tình trạng đơn hàng.

Những lưu ý quan trọng khi ship hàng online

Để hạn chế tối đa rủi ro, người bán hàng online cần đặc biệt chú ý đến những điều sau đây trước, trong và sau kh ship hàng cho khách:

• - Kiểm tra kỹ thông tin người nhận trước khi gửi để phòng ngừa rủi ro hoàn hàng do sai địa chỉ hoặc sai số điện thoại. Đơn hàng hoàn về không chỉ mất chi phí vận chuyển hai chiều mà còn mất thời gian, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

• - Cập nhật tình trạng đơn thường xuyên bằng cách sử dụng mã vận đơn để kiểm tra trên ứng dụng hoặc website của đơn vị vận chuyển ít nhất 1-2 lần/ngày để bạn có thể chủ động kiểm soát quy trình giao nhận, xử lý kịp thời các tình huống phát sinh.

• - Trước khi dán niêm phong và giao cho shipper, hãy chụp rõ ràng kiện hàng đã được đóng gói (bao gồm cả lớp bọc chống sốc bên trong nếu là hàng dễ vỡ) và chụp rõ mã vận đơn đã dán ngoài thùng. Việc này hỗ trợ đắc lực trong quá trình yêu cầu bồi thường bảo hiểm từ đơn vị vận chuyển.

• - Giữ hóa đơn/mã vận đơn cẩn thận để theo dõi trạng thái, đối soát tiền thu hộ và thực hiện thủ tục yêu cầu bồi thường trong trường hợp hàng bị thất lạc hoặc hư hỏng nghiêm trọng.

Chụp lại kiện hàng trước khi ship đến cho khách hàng

Mẹo ship hàng tiết kiệm chi phí cho khách khi bán online

Khi đã nắm rõ quy trình và cách ship hàng cho khách khi bán hàng online, bạn có thể áp dụng các mẹo tiếp sau đây để tiết kiệm tối đa phí ship để tối ưu hóa lợi nhuận đơn hàng khi gửi đi.

• - So sánh bảng giá giữa các đơn vị giao hàng vì sẽ không có một đơn vị vận chuyển nào có mức giá rẻ nhất cho tất cả các tuyến đường. Do vậy, hãy lập một bảng so sánh cước phí cho các tuyến đường bạn gửi thường xuyên nhất (ví dụ: Hà Nội – TP.HCM, TP.HCM – Đà Nẵng). Chọn đối tác có mức giá thấp nhất cho từng khu vực cụ thể để tối đa hóa chi phí.

• - Dùng app tạo đơn để được giảm giá vì các app này thường ký hợp đồng đối tác với các hãng vận chuyển lớn nên bạn có thể nhận được mức chiết khấu phí cước ưu đãi từ các đơn vị ship hàng online.

• - Gộp đơn gần nhau nếu bạn có nhiều đơn hàng ở cùng một khu vực lân cận có thể tiết kiệm hơn so với việc tạo nhiều đơn hàng riêng lẻ qua các hãng.

• - Tận dụng các mã giảm giá hoặc miễn phí vận chuyển (Freeship/Freeship Extra) từ các sàn lớn như Shopee, Tiki, Lazada, Tiktok Shop để giảm thiểu gánh nặng cước phí cho người mua. Từ đó, tỷ lệ chốt đơn sẽ tăng lên mà không bị giảm lợi nhuận.

Dùng app tạo đơn hàng để nhận được nhiều ưu đãi tiết kiệm phí ship

LefoBox mua bán sỉ lẻ hộp carton ship hàng online giá tốt

Để quy trình ship hàng cho khách luôn an toàn, chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí, bao bì chất lượng là yếu tố không thể thiếu.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành cung cấp hộp carton ship hàng các loại từ nội thành, toàn quốc tới xuất khẩu, LefoBox sẽ đáp ứng được hầu hết các nhu cầu mua sỉ/lẻ bao bì carton đa dạng kích thước với độ dày khác nhau tương ứng.

LefoBox mua bán sỉ lẻ hộp carton ship hàng online giá tốt

Ngoài ra, khi đến với LefoBox, bạn còn có thể nhận được:

• - Tư vấn chuyên nghiệp từ đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm giúp bạn xác định được đúng loại hộp ship cod cần mua với số lượng phù hợp, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hộp.

• - Cung cấp bảng giá chi tiết, cạnh tranh nhất nhì trên thị trường cùng chiết khấu cao đối với những đơn sỉ đạt đủ số lượng giúp tiết kiệm tối đa chi phí.

• - Hỗ trợ vận chuyển hộp tới tận tay bạn đúng thời hạn, đặc biệt nếu bạn trong khu vực thành phố Hồ Chí Minh sẽ chỉ mất từ 1 - 2 tiếng giao hàng.

Liên hệ ngay với LefoBox để mua sỉ lẻ thùng carton ship hàng online với giá tốt nhất đảm bảo kiện hàng của bạn luôn được bảo vệ an toàn và chuyên nghiệp, giúp bạn tiết kiệm chi phí vận chuyển tối đa!

• Website: https://lefobox.vn/

• Hotline: 09 69 69 69 80

• Email: lefobox.lpm@gmail.com

Các bài viết liên quan: 

- Bảng giá ship cod bưu điện

- Cách chọn hộp ship cod

- Kinh nghiệm lựa chọn nhà cung cấp hộp ship cod

- Cách ship cod viettel